26 декабря 2023

СОВЕТЫ ПСИХОЛОГА. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО КАК ФОРМА ОБЩЕНИЯ

Сегодня практически все активно пользуются интернетом. В период дистанционного обучения эта форма общения вышла на первый план. Деловая переписка посредством электронных писем стала актуальной и важной.

Как правильно составлять и оформлять деловое письмо? Что может содержать деловое послание?

Деловая переписка дает возможность обменяться какими-либо мнениями или предложениями с преподавателями и партнерами по учебе, отправить выполненные задания. В письме можно излагать просьбы, претензии и прочие мысли для устранения недопонимания между корреспондентами. Нужно помнить, что деловая переписка всегда носит официальный характер.

Отличия от других писем заключается в стиле изложения, наличии служебной субординации, в лексике без сильного выражения эмоций. Как правило, письмо занимает не больше одной страницы. Шрифт по всему тексту одинаковый (не мелкий и не крупный).

Виды деловых писем. Их можно разделить на

·                 письма, на которые нужно дать ответ (запрос, прошение, требование, предложение, обращение);

·                 письма, на которые ответ давать не нужно (информационное, уведомительное, сопроводительное, предупреждение, напоминание);

·                 письма коммерческого характера о(ни обычно нужны в период действия договора или для заключения соглашения).

Части письма. Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Они связаны друг с другом логически.

Как правило, вводная часть содержит в себе информацию о тех обстоятельствах, которые привели к написанию письма.

Основной текст – это непосредственно само содержание, суть сообщения.

В заключительной части подводят итоги, которые могут выражать отказ, согласие, просьбу и так далее.

Принципы написания. Как должно быть написано деловое сообщение? Беспристрастно. Адресно (то есть предназначено конкретному лицу). Аргументировано. Достоверно. Максимально полно. Вся информация в тексте должна быть актуальной на момент написания.

Особенности стилистики. Правила оформления делового письма гласят, что уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами:

·       официальностью,

·       точностью подачи информации,

·       объективностью,

·       структурированностью,

·       содержательным, но кратким изложением.

Суть дела лучше излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные термины, которые может не понять адресат. Желательно объясняться простыми, понятными словами, приводить побольше фактов и конкретики.

       В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.

Обращения в деловом письме Официальное сообщение всегда оформляется в нейтральном тоне. Также и обращения к адресату. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству. Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!».

         В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.

Оформление заключительной части Правильно закончить письмо тоже очень важно. В заключительной части нужно подвести итог того, о чем говорилось ранее. Лучше ограничиться простыми фразами.

·       Благодарность за помощь или внимание: «Позвольте выразить признательность за…». «Благодарим Вас!»

·       Уверение адресата в чем-либо: «Был бы рад сотрудничать с Вами».

·       Выражение надежд на будущее: «Надеемся получить от Вас ответ в ближайшее время».

·       Просьба о чем-либо: «Будем признательны, если сообщите о результатах».

·       Извинения за причиненные неудобства: «Просим прощения за задержку оплаты».

Как попрощаться с адресатом. Несмотря на то что переписка деловая, в деловом письме можно попрощаться по-разному. Для этого следует использовать так называемые закрывающие фразы.

Например, такие варианты: «Искренне Ваш», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «Желаю успехов в работе», «Надеемся продолжить сотрудничество», «Рады были оказать услугу».

Могут быть и другие. Здесь выбор завершающей фразы – дело вкуса.

Проставление подписи. В самом низу письма отправитель должен поставить свою подпись. Важно сделать это правильно, чтобы документ имел официальный вид. Нужно указать должность, инициалы, фамилию, а напротив поставить подпись. Дополнительно можно указать контактные данные (личный электронный адрес или телефон). Это продемонстрирует получателю готовность общаться и сотрудничать.

Особенности составления электронного письма Сегодня все интересуются, как пишется деловое письмо, если его нужно отправить по электронной почте. Для такой корреспонденции действуют все те же правила, о которых говорилось ранее. Однако у электронных деловых сообщений есть свои особенности.

Логин должен быть адекватным. Например, zaichonok-masha@mail.ru – некорректный вариант, а Ivan-petrov@gmail.com – хороший.

Поле «тема» всегда важно заполнять. Оно даст понять, о чем пойдет речь в сообщении.

Заголовок нужно составить из 3-5 слов, вложив в них суть послания. Если переписка ведется с незнакомым человеком, то сначала нужно ему рассказать, как о нем узнали. Без такого вступления сообщение могут посчитать спамом и сразу же удалить.

В тексте важные моменты лучше выделить полужирным шрифтом. Недопустимо использовать разные цвета и сплошные заглавные буквы, дублированные знаки препинания. Текст лучше разделять на абзацы, оставив между ними пустую строку. Чем короче будет сообщение, тем быстрее на него отреагируют.

Подпись ставить нужно обязательно. Она в электронных письмах обычно состоит из нескольких строк, включает в себя имя и должность отправителя, телефон. К письму можно приложить текстовые файлы и изображения. Это очень удобно, ведь дополнительные материалы, комментарии, разъяснения и развернутые описания отвлекают от сути. Поэтому их лучше размещать не в тексте письма, а во вложенных файлах. Если деловая переписка идет давно и установились теплые доверительные отношения, то в электронном письме допускается использование смайликов. Они помогут немного «оживить» и разрядить общение. Но злоупотреблять ими не стоит, а в бумажных письмах они вообще недопустимы.

Удачи в деловой переписке!

Педагог- психолог Рольгайзер Н.М.